業務システムにかかるお金は、作るときに一度払うもの、使い続ける間ずっと払うもの、入れ替えるときにまた払うものに分かれます。ソフトの利用料、保守、操作研修、問い合わせの窓口といった使い続ける間の費用は、開発の見積書とは別の契約や、社内の誰かの作業になっていることがあります。何年使うつもりで、そのあいだ何に払うのかを先に並べておくと、開発費だけが安い案を選ばずに済みます。
届いた見積書の行の読み方は見積もり内訳の見方に、費用が工数と単価で決まる仕組みはアプリ開発の費用はどう決まるかにまとめました。
業務システム開発の費用の内訳は、3つの時期に分けて並べる
作るとき、使い続ける間、入れ替えるときの3つに分けると、見積書から抜けている費用を探せます。デジタル庁の標準ガイドライン（2026年6月決定）は、政府の情報システムの経費を、新しく作る、機能を足す、入れ替えるといった整備の一時的な経費と、運用や保守の経常的な経費に分けています。民間の発注に決まりとしてかかるものではありませんが、費用の名前をそろえる手本に使えます。
| いつ | 主な費用 |
|---|---|
| 作るとき | 要件定義などの調査、設計、開発、テスト、移行（システムの切り替えとデータの移し替え）、ソフトのライセンスの買い取り、クラウドサービスの利用開始 |
| 使い続ける間 | システムの運用、操作研修（教材の作成と更新を含む）、問い合わせの窓口、作ったシステムの保守、買ったソフトの保守、ソフトを借りる料金やクラウドサービスの利用料、通信回線料、脆弱性診断などのセキュリティ検査 |
| 入れ替えるとき | 古い機器の撤去と廃棄。外部の環境が変わって起きる障害を避けるための、パソコンやネットワークの更新（使っている途中に来るものも、来る時期を書き添えてここに入れる） |
費用の名前は、ガイドラインの経費の区分と、その注に挙がっている例から Nue が抜き出しました。ガイドラインでは撤去や機器の更新も作るときと同じ一時的な経費に入りますが、使い始めとは別の時期に出てくる費用なので、入れ替えるときの行に分けています。システムそのものを新しくするときは、この行に加えて、作るときの費用がもう一度かかります。
開発会社の見積書が作るときの費用だけで終わっているなら、使い続ける間の項目ごとに、誰に払うのか、社内の誰がやるのかを書き込みます。書き込めない項目が、まだ誰も見込んでいない費用です。
一から作るのと既製のソフトを使うのとで、費用の内訳は何が変わるか
Nue の整理では、一から作る場合（スクラッチ開発）は、作るときの設計、開発、テストが大きくなり、使い続ける間は作ったシステムの保守を、開発会社か社内のどちらかが持ち続けることになります。既製のソフトやクラウドサービスを使うと、作るときの開発は設定と足りない部分の作り込みが中心になり、ソフトを借りる料金や利用料、ソフトの保守が毎年続きます。
既製のソフトに手を加えて使う、いわゆるカスタマイズでは、契約が分かれることがあります。情報処理推進機構の資料「パッケージカスタマイズ 取引・契約モデルの全体像」では、ソフトの使用許諾の契約と、必要に応じて保守の契約を、開発の契約とは別に結ぶ形になっています。手を加えた部分の保守も、開発の契約ではなく、保守の契約の中で始まります。契約がこう分かれるなら、開発会社の見積書とは別に、使用許諾と保守の見積もりを取り寄せます。使用許諾が買い取りなら表の作るときに、借りる形の使用料や保守料なら使い続ける間に入れます。
片方の案の見積もりだけでは、高いのか安いのかを決められません。デジタル庁のガイドラインは、政府が予算を見積もるときに、原則としてクラウドサービスの利用を前提とした見積もりも取ること、ライフサイクルコストを見積もって根拠を示すことを求めています。上の表でいえば、3つの時期を通した費用です。民間の発注でも、作る案と既製のソフトやクラウドサービスを使う案の両方で、使うつもりの年数分の費用を並べると、初めの金額の差と毎年の金額の差を分けて見られます。
移行、研修、問い合わせを受け持つ人は、見積もりの段階で決める
3つとも、開発会社の見積もりに載っていても、自社の側に作業が残ることがあります。社内の誰か、開発会社、別に契約する会社のどれが持つかを、見積もりの段階で決めます。
移行
今の台帳が表計算のファイルや紙なら、項目をそろえ、同じものが2回入っている記録を消す作業が要ります。この整理を開発会社が受け持つのか、社内の誰がやるのかを決め、見積書の移行の費用に入っているかを聞いて確かめます。
操作研修
画面が変わるたびに、手順書も直します。最初の研修が終わったあとも、この作業は使い続ける間ずっと続きます。手順書を直す作業が開発会社の保守に入るのか、社内の誰が直すのかも、見積もりの段階で聞いておきます。
問い合わせ
ガイドラインは、問い合わせの窓口と、作ったシステムの保守を別の区分にしています。開発会社の保守の契約に、問い合わせへの対応が入っているかを確かめます。入っていなければ、別の窓口の契約か、社内で受ける人が要ります。
入れ替えるなら、今のシステムの費用から先に分ける
新しい案の見積もりより先に、今のシステムの費用を表の3つの時期に分けます。すでにあるシステムの整備と運用にかかった費用を、作業の工程や機器、ソフトの単位まで分けてつかむよう努めることも、ガイドラインに書かれています。今払っている利用料と保守料、社内の担当者がかけている時間は使い続ける間の行に、古い機器を片づける見込みは入れ替えるときの行に入れると、新しい案と同じ物差しで並べられます。
業務システムで補助金を使えるのは、どの作り方か
デジタル化・AI導入補助金2026（IT導入補助金の2026年の名前）の通常枠では、既製のソフトやクラウドサービスを入れる場合に使えることがあり、製品が完成しておらず一から作る開発を伴うソフトは、登録できないものに挙がっています。2026年11月時点の対象は、事務局に登録されたソフトやクラウドサービスです。通常枠の対象経費は、ソフトウェア購入費、クラウド利用費（クラウド利用料は最大2年分）、導入関連費です。ITツール登録要領（2026年10月29日改訂版）では、登録されたソフトを入れるときのカスタマイズ作業や、今あるデータを CSV で取り込む作業の費用も、導入設定の役務として登録できる費用に入っています。
ただし、業務の流れに影響するほどの大幅なカスタマイズが要るものは、登録できません。要領の対象外の項目には、どこからが大幅かの目安は書かれていません。登録要領は2026年のうちに改訂が重なっているので、申請する時点の要領と公募要領を、そのソフトを扱う IT導入支援事業者（ソフトを登録し、申請を手伝う事業者）に聞きます。一から作る場合の補助金の扱いは、アプリ開発の費用はどう決まるかの補助金の節に書きました。
締め切りも近づいています。事務局のお知らせ（2026年10月）では、IT導入支援事業者がソフトの登録を申請する締め切りが2026年12月9日、使う会社が出す交付申請の最終締め切りが2027年1月7日です。まだ登録されていないソフトを選ぶなら、12月9日までに登録の申請を出せるか、交付申請の締め切りに間に合うように登録が終わる見込みかを、そのソフトを扱う事業者に聞いておきます。
よくある質問
業務システムは、何年使う前提で費用を比べればよいですか
比べる年数は社内で決めます。デジタル庁のガイドラインも、ライフサイクルコストを見積もる項目に、何年で見るかは書いていません。今のシステムを入れ替えるなら、今のシステムを何年使ってきたかが手がかりになります。次に入れ替える時期の見込みが立てば、それまでの年数分で比べられます。補助金のクラウド利用料の最大2年分は補助の対象になる年数で、比べる年数とは別です。
業務システムをクラウドサービスで入れるなら、初期費用はかからないのですか
かかることがあります。デジタル庁のガイドラインの区分でも、クラウドサービスは、使い始めるときの費用が作るときの側に、使い続ける利用料が使い続ける間の側に分かれています。設定、データの移し替え、操作研修の作業は、クラウドサービスの料金とは別に見積もりを取ります。
業務システムの保守を、作った会社から別の会社に移せますか
一から作った部分は、契約でそろえておけば移せます。作ったもののコードと、動かすための構成、運用の手順が手元にあること、受け取ったコードにほかの会社が手を加えてよいという取り決めがあることが前提です。既製のソフトを使っている部分は、そのソフトの使用許諾と保守の契約を確かめます。Nue のAI受託開発では、コードとインフラ構成、運用手順を渡し、Nue でしか触れない作りにはしません。権利の取り決めは開発を頼む契約で決めておき、書き方は法務の担当者や弁護士に確かめます。